چک‌لیست حمل درب‌به‌درب: هزینه‌ها، مدارک و تحویل محموله بین طرف‌ها

۱. محدوده جمع‌آوری و تحویل را مشخص کنید

ابتدا نقطه دقیق جمع‌آوری کالا و نقطه دقیقی را که باید به آن تحویل شود مشخص کنید. سکوی بارگیری کارخانه، پایانه بندر و انبار گیرنده، نیازهای متفاوتی برای جابه‌جایی کالا و دسترسی دارند. ثبت کنید کدام طرف وسیله نقلیه جمع‌آوری را بارگیری می‌کند، کالا را تحویل می‌گیرد و تجهیزات تخلیه را فراهم می‌کند.

فورواردری درب‌به‌درب می‌تواند فعالیت چند شرکت حمل و چند مرکز عملیاتی را هماهنگ کند. بخواهید در پیشنهاد قیمت، نقش فورواردر، فعالیت‌های مشمول و مسئولیت هر انتقال مشخص شود. خدمات لجستیک یکپارچه زنیت اکلیپس، نقطه شروع تجاری برای اتصال جمع‌آوری، حمل بین‌المللی، پشتیبانی فرایندهای مرزی و تحویل نهایی در چارچوبی توافق‌شده است.

• نشانی کامل، اطلاعات تماس محل، ساعت کاری و شرایط تعیین نوبت را ارائه کنید.
• ترتیبات بارگیری و تخلیه، امکان ورود وسیله نقلیه و هرگونه محدودیت محل را تایید کنید.
• مشخص کنید آیا تجمیع بار، انبارداری، بسته‌بندی مجدد یا تحویل به چند نشانی لازم است.

مرجع: با خدمات لجستیک یکپارچه زنیت اکلیپس آشنا شوید

۲. چک‌لیست استعلام قیمت حمل را بر اساس ویژگی‌های کالا تنظیم کنید

کالا را همان‌طور که در عمل حمل خواهد شد توصیف کنید. ابعاد پس از بسته‌بندی، وزن ناخالص، قابلیت چیدن روی هم و نیازهای جابه‌جایی بر انتخاب تجهیزات و پذیرش بار اثر دارند. وقتی بعضی قطعات به‌طور غیرمعمول بلند، سنگین یا شکننده‌اند، وزن کل محموله به‌تنهایی تصویر کاملی ارائه نمی‌دهد.

هم تاریخ آماده‌شدن کالا و هم آخرین مهلت دریافت را اعلام کنید. اگر شیوه حمل تعیین نشده است، گزینه‌های عملی متناسب با این تاریخ‌ها را بخواهید. حمل چندوجهی می‌تواند مراحل مناسب جاده‌ای، ریلی، دریایی یا هوایی را به هم متصل کند؛ کریدور موجود، امکانات انتقال بین شیوه‌های حمل و نیازهای کالا تعیین می‌کنند کدام ترکیب قابل ارائه است.

• شرح محصول، کد تعرفه HS در صورت مشخص‌بودن، ارزش اظهارشده و در صورت مرتبط‌بودن، کاربرد موردنظر را درج کنید.
• تعداد بسته‌ها، نوع بسته‌بندی، وزن ناخالص و ابعاد خارجی هر قطعه را اعلام کنید.
• وجود باتری، مواد شیمیایی، نیاز دمایی، محتویات شکننده و سایر الزامات ویژه جابه‌جایی را اطلاع دهید.

مرجع: گزینه‌های حمل چندوجهی و بین‌وجهی را بررسی کنید

۳. برای هر تحویل بین طرف‌ها، مسئول و مدرک انجام کار تعیین کنید

از یک جدول مشترک تحویل بین طرف‌ها استفاده کنید تا تعهد تجاری به مراحل عملیاتی متصل شود. پیش از ارسال، سازمان مسئول و فرد تماس برای هر فعالیت را مشخص کنید. نمونه زیر مواردی را نشان می‌دهد که باید تایید شوند؛ طرف‌ها و سوابق واقعی به محموله و قرارداد بستگی دارند.

در هر انتقال، باید شخصی بداند کار قبلی تمام شده و طرف بعدی می‌تواند کالا را بپذیرد. این موضوع به‌ویژه زمانی مفید است که ازدست‌رفتن مهلت ارائه مدارک یا نوبت پذیرش، مرحله بعدی حمل را به تاخیر می‌اندازد.

۴. هزینه حمل درب‌به‌درب را بر مبنای یکسان مقایسه کنید

از هر ارائه‌دهنده بخواهید هزینه‌های مشمول، موارد خارج از پوشش، برآوردها و هزینه‌های وابسته به وقوع رویداد را جدا کند. بررسی کنید همه پیشنهادها کالا، محل‌ها، تجهیزات، سطح خدمات و مدت اعتبار یکسانی را پوشش دهند. مقایسه مفید، عملیات داخلی و پایانه‌ای پیش و پس از مرحله اصلی حمل را نیز در بر می‌گیرد.

برای مثال، ممکن است یک پیشنهاد شامل تحویل در مقصد باشد و پیشنهاد دیگر در پایانه پایان یابد. پیش از مقایسه مبالغ کل، بخش‌های تحویل و جابه‌جاییِ پوشش‌داده‌نشده را مشخص کنید. اگر مبلغ حقوق و عوارض گمرکی و مالیات یا مسئول پرداخت آن‌ها هنوز روشن نیست، آن‌ها را به‌عنوان فرض‌های جداگانه و آشکار ثبت کنید.

• پوشش جمع‌آوری، عملیات مبدا، حمل اصلی، عملیات مقصد و تحویل نهایی را تایید کنید.
• در صورت ارتباط، درباره انبارداری، زمان انتظار، بازرسی، دموراژ، دیتنشن و شرایط بازگرداندن تجهیزات پرس‌وجو کنید.
• تاریخ انقضای پیشنهاد، ارز، شرایط پرداخت، درخواست‌های بیمه و قواعد تایید کارهای اضافی را ثبت کنید.

۵. مسئولیت‌های گمرکی و قاعده تعیین‌شده اینکوترمز را تایید کنید

توصیف تحویل به‌صورت درب‌به‌درب به توافق جداگانه درباره ترخیص واردات، حقوق و عوارض گمرکی و مالیات نیاز دارد. قاعده Incoterms®، نسخه آن و محل دقیق نام‌برده در قرارداد فروش را ثبت کنید، سپس محدوده خدمات حمل را با مسئولیت‌های خریدار و فروشنده هماهنگ سازید.

در DAP، خریدار مسئول ترخیص واردات است. در DDP، فروشنده این مسئولیت را همراه با هزینه‌های مرتبط واردات بر عهده دارد. فروشنده باید پیش از توافق بر DDP قادر به انجام الزامات مقصد باشد. در هر دو قاعده، کالا عموما آماده تخلیه تحویل می‌شود؛ بنابراین هزینه‌ها و ترتیبات تخلیه را جداگانه تایید کنید. آکادمی اتاق بازرگانی بین‌المللی این تفاوت‌ها را در راهنمای DAP و DDP خود توضیح می‌دهد.

واردکننده، صادرکننده، کارگزار گمرکی تعیین‌شده و طرف مسئول ارائه هر مدرک لازم را مشخص کنید. برنامه لجستیک می‌تواند کار آن‌ها را هماهنگ کند؛ اما تصمیم‌گیری درباره بازرسی و ترخیص همچنان در اختیار مراجع گمرکی است.

مرجع: آکادمی اتاق بازرگانی بین‌المللی: اینکوترمز® ۲۰۲۰ — DAP یا DDP؟

۶. مدارک حمل‌ونقل بین‌المللی را پیش از ارسال هماهنگ کنید

از الزامات فاکتور تجاری، فهرست بسته‌بندی و اسناد حمل شروع کنید، سپس مدارک مبدا، مجوزها، بازرسی یا سوابق ویژه محصول را برای مسیر و کالای واقعی تایید کنید. الزامات مدارک با توجه به مبدا، نقطه ترانزیت، مقصد و معامله متفاوت‌اند.

بررسی کنید نام شرکت‌ها، شرح کالا، تعداد بسته‌ها، وزن‌ها و شماره‌های مرجع محموله در همه مدارک یکسان باشند. مسئول تهیه و بازبین تعیین کنید، مهلت‌های ارائه را مشخص سازید و درباره روش رساندن اصلاحات به همه استفاده‌کنندگان از مدارک توافق کنید. نسخه‌های نهایی تاییدشده را از مسیر ارتباطی موردتوافق به اشتراک بگذارید.

• قالب موردنیاز مدارک و ضرورت ارائه نسخه اصل را تایید کنید.
• مجوزهای ناقص یا اطلاعات ناهماهنگ کالا را پیش از مهلت رزرو مربوط برطرف کنید.
• بررسی کنید ترتیبات آزادسازی مرتبط با اسناد حمل، امکان دریافت کالا طبق برنامه را فراهم کنند.

۷. درباره مراحل رهگیری محموله و اقدامات در شرایط غیرعادی توافق کنید

به‌روزرسانی‌هایی را انتخاب کنید که به اقدام تیم کمک می‌کنند: جمع‌آوری شد، حرکت کرد، رسید، در انتظار مدارک است، ترخیص شد، نوبت تحویل رزرو شد و تحویل داده شد. بپرسید هر رویداد برنامه‌ریزی‌شده، تخمینی یا تاییدشده است و چه کسی اطلاعات آن را ارائه می‌کند. تناوب به‌روزرسانی ممکن است میان شرکت‌های حمل، پایانه‌ها و شرکای تحویل متفاوت باشد.

توافق کنید چه کسی اعلان وضعیت غیرعادی را دریافت می‌کند، چه کسی اختیار تایید تغییر را دارد و چه اطلاعاتی برای تصمیم لازم است. اعلان مفید، مرحله تحت‌تاثیر، اثر احتمالی بر تحویل، گزینه‌های موجود و هر هزینه اضافی نیازمند تایید را توضیح می‌دهد. در زمان تحویل‌های حساس بین طرف‌ها، فرد تماس موردتوافق برای پیگیری در سطح بالاتر را در دسترس نگه دارید.

۸. برنامه‌ریزی تحویل در مرحله آخر را پیش از رسیدن محموله تکمیل کنید

پیش از اعزام وسیله نقلیه نهایی، نوبت گیرنده، دستورالعمل ورود، تجهیزات تخلیه و فرد تماس برای پذیرش را دوباره تایید کنید. توافق کنید کسری، خسارت یا سایر مغایرت‌های ظاهری چگونه در مدرک تحویل ثبت شوند.

پرونده محموله را با مدرک تحویل، بررسی هزینه‌های تسویه‌نشده و اقدامات باقی‌مانده تکمیل کنید. در مسیرهای تکرارشونده، از اتفاقات رخ‌داده برای بهبود شرح محموله بعدی استفاده کنید. برای آماده‌سازی حمل بعدی خود با زنیت اکلیپس، جزئیات کالا، نشانی جمع‌آوری و تحویل، تاریخ‌ها و محدوده خدمات درخواستی را ارسال کنید.

مرجع: محدوده خدمات لجستیک یکپارچه را ببینید · درخواست قیمت حمل بین‌المللی