使用统一规格作为比较基准
以最新批准的询价、图纸和设备清单为起点。针对每份报价记录型号、用途、所需能力、材料、公用工程及配件。机器名称相似，并不代表配置或性能相同。
要求供应商书面列明偏差、替代建议和假设。将每项要求标记为包含、不含、选配或待确认。保留未回答的问题，不将空白视为接受。我们的 机械采购询价指南 说明如何建立该基准。
比较设备及所含项目
检查完整供货清单：机器、控制系统、工装、配件、耗材、首批备件及手册。确认数量及“一套”的含义。如报价包含可选升级，请分别列出基础配置和升级价格。
结合运行条件审阅所报性能。产能可能取决于材料、产品尺寸、人员、设置或上游工序。询问设备如何接入现有运营，以及剩余兼容性问题由谁审阅。
示例说明
方案 A 包含切割机和一片备用刀片。方案 B 包含机器、备用刀片、工作台和培训。比较总价前，记录各项内容并补齐缺失报价。
比较完整采购范围
记录报价币种、单价、数量、折扣、有效期及税费。明确指定交货点，以及包装、装货、运输、保险、目的地操作和卸货的责任分配。询问报价未包含哪些费用。
比较表应区分已确认价格、估算及未知费用。内部换算币种时记录汇率和日期。核实价格能否保持至订单接受，以及哪些条件可能导致重新报价。
- 设备及约定配件。
- 供货中包含的包装、准备及搬运。
- 买方要求的检验或测试。
- 约定范围内的运输及目的地服务。
- 按需安排的安装、调试、培训和差旅。
一并审阅付款与交货节点
结合生产和交付计划审阅付款安排。确认交期从何时起算：接受订单、收到定金、批准图纸或其他事件。分别列明生产完成、可提货、发运、到货和调试，不应仅依赖一个预计交货时间。
为每个付款节点明确所需文件或证据及审批责任方。澄清变更、延误、部分交货和规格争议的处理流程。确认卖方法律实体、开票公司及独立采购或物流服务的签约方式。
确认检验、文件与售后责任
询问包含哪些检查或测试、在哪里进行，以及买方收到的报告或记录。若需独立检验，应在订单推进前约定服务商、范围、验收标准和费用。包装目视检查与性能测试解决不同问题。
核实承诺的手册、图纸、装箱单及其他文件。审阅保修期、起算事件、涵盖项目、除外责任和索赔程序。明确备件提供方、运输费用承担方及是否含现场人工。安装和培训均应有明确服务商与范围。
接受报价前补齐信息
向每家供应商发送汇总澄清清单，必要时要求更新报价。最终订单文件应记录约定替代品、不含项目、日期及责任，并说明变更审批方式及交接时的设备识别方法。
将比较表、供应商答复和接受的报价一并保存。依据约定规格、完整费用和责任作出选择，并将未解决事项列明待决。这为买方、卖方和交付团队提供订单全程的工作依据。