用途と作業条件から始める
機械の作業、扱う材料、事業内での役割を説明します。投入物の特性、必要な出力、前後の工程も含めます。図面、写真、簡単な工程説明により、品名だけでは不明な要件を明確にできます。
交換、増設、新工程のいずれかを示します。交換では既存の製造者、型式、銘板情報を可能な限り提供してください。必須事項と希望事項を分け、代替案を正確に評価できるようにします。
能力と受入要件を定める
能力は単位と必要条件を付けて示します。毎分個数、毎時重量、一勤務当たりバッチ数は別の要件です。材料寸法、製品範囲、運転時間、生産量に影響する段取り替えを含めます。
寸法、切断範囲、取扱重量、出力の安定性など、買主の評価指標を定めます。不明な情報は確認事項として示し、適合性確認に必要な前提・情報を供給者に求めます。
説明例
生地裁断の照会では、生地、積層高さ、裁断作業、作業台配置、電源を説明します。「裁断機一台」だけでは比較可能な設備提案に必要な情報が足りません。
設備の全構成を指定する
必要な機械、制御系、工具、付属品、初期予備品を列挙します。希望型式・技術参考があれば示し、代替の可否を明記します。違いを明確に示すよう求めてください。
- 電圧、周波数、相数、利用可能な電気接続。
- 必要に応じて圧縮空気、水などの設備条件。
- スペース制限、搬入寸法、既設機器との接続。
- 必要な制御、画面言語、作業者向け情報。
- 含まれる工具、消耗品、安全ガード、付属品、予備品。
標準装備とオプションを区別するよう供給者に求めます。既設ラインとの互換性は、発注合意前に図面・仕様で評価してください。
数量、仕向地、必要日を示す
台数・セット数と一式の内容を示します。仕向国、都市、納品住所・港を記載し、設備供給、納品、指定運送会社との調整のどこまで必要か確認します。
貨物準備日と到着・稼働開始日を分けます。受入制約、荷卸し、分割納品を説明し、生産・輸送・据付期間が不明な場合は各段階を別々に記載するよう求めます。
必要書類と支援に合意する
取扱説明書、図面、梱包明細、取引書類を特定します。特定の証明・試験・仕向地条件がある場合は要件書に記載し、提供可能なものを確認します。未解決の技術・仕向地事項は適切な専門家に確認してください。
検査、保証、据付、試運転、作業者研修への期待を説明します。実施者、場所、含まれる費用を確認します。設備供給と現地支援は異なる提供者・取引条件の場合があります。
見積依頼前に要件書を確認する
- 用途、材料、必要な出力を説明する。
- 入手済みの仕様、型式情報、写真、図面を添付する。
- 数量、ユーティリティ、付属品、現場制約を列挙する。
- 仕向地、必要日、納品範囲を示す。
- 書類、検査、保証、据付への期待を明確にする。
- 技術・取引の質問に回答できる担当者を指定する。
日付入りの同一要件書を各供給者に使用します。変更を記録し、各提案が同じ要件を反映するようにしてください。その後、当社の 機械供給者見積もり比較ガイド で回答を確認してください。